Os erros contábeis são os maiores vilões das empresas atualmente. Seja por falha humana ou desconhecimento da legislação, a penalidade pode ser bem onerosa para a empresa e o contador. Para evitar esses erros, é necessário conhecê-los e fazer planejamentos estratégicos. Confira os principais abaixo.
Desorganização
A principal causa dos erros contábeis é a desorganização dentro da empresa. Esquecer de registrar algum evento, lançar uma nota fiscal ou mesmo classificá-la de forma incorreta acarreta penalidades por parte do Fisco.
Sem contar que, com a falta de organização, há grandes chances do empresário esquecer de pagar alguma conta essencial da empresa, gerando assim multas e juros. O contador por sua vez, se não for organizado, poderá perder prazos da entrega de declarações e envio de guias para os clientes.
Para evitar as penalidades da falta de organização, é recomendado que toda a documentação esteja separada corretamente, com indicação de prazos e vencimentos. Isso pode ser feito em conjunto com softwares de organização. Por meio desses, são criados eventos para lembrar o gestor dos vencimentos e prazos.
Com o avanço da tecnologia, é possível arquivar toda a documentação da empresa em nuvem, evitando assim pilha de papéis na empresa.
O arquivamento na nuvem é interessante, pois os arquivos ficam salvos em poderosos servidores de empresas especializadas. Deste modo, não há perigo em perder ou danificar fisicamente as informações.
Como equipe, é recomendado pelo menos uma vez ao mês separar um dia para a organização da documentação do setor, por exemplo.
Desconhecimento da legislação
A legislação brasileira está em constante mudança e estar atualizado é essencial.
Isso porque pode surgir uma nova regra que muda a forma de emissão de uma nota fiscal, por exemplo. Se o contador e o gestor da empresa não ficarem atentos, a nota fiscal pode ser emitida erroneamente, podendo ser autuada como infração.
O ideal para evitar esse tipo de situação é estar sempre atualizado. Deve ser alinhado o conhecimento técnico com softwares ou serviços que acompanhem as mudanças. Além disso, devem se enquadrar nas atividades da empresa. Muitos escritórios de advocacia e consultoria tributária disponibilizam gratuitamente boletins periódicos informando sobre as principais alterações legislativas e jurisprudenciais. Um exemplo, é da Amaral, Yazbek Advogados, de Curitiba, que publica semanalmente seu Retrospecto Tributário, em formato escrito e em vídeo.
Excesso de tarefas
Outra ocorrência muito comum nas empresas e escritórios é encontrar funcionários que sempre estão no limite de suas atribuições.
Isso pode ocorrer por conta do excesso de tarefas pelas quais o funcionário esteja responsável ou mesmo a procrastinação das obrigações. Nessas situações, é comum o estresse alto, aumentando a chance de erros contábeis e atrasos.
Planejar corretamente como será o fluxo de atividades durante o mês evita esse tipo de situação. O funcionário terá a consciência do que tem que fazer em cada dia para evitar atropelos quando os prazos estiverem próximos.
Desta forma, os erros contábeis e o estresse no trabalho são minimizados, evitando assim possíveis multas e fiscalizações.
Confusão entre finanças pessoais e empresariais
Muitas vezes observamos esse tipo de prática nas empresas. O empresário, por ser gestor e ter acesso às contas da empresa, acaba misturando sua renda pessoal com a renda da empresa. Ao fazer isso, o empresário está prejudicando tanto sua empresa quanto sua vida pessoal.
Quando o empresário cede recursos próprios para serem usados na empresa. Cria-se então uma conta de empréstimo dos sócios no balanço da empresa. Essa conta deverá ser documentada por um contrato de empréstimo e ser paga também de acordo com as condições presentes neste contrato.
No caminho inverso, quando o empresário toma por empréstimo recursos da empresa, gera-se também uma obrigação de devolução deste valor. As duas situações podem impactar, inclusive, no Imposto de Renda Pessoa Física do empresário. Isso porque a movimentação dos recursos terá que ser declarada.
A solução aqui é ter consciência destes riscos. Se realmente for necessário esse tipo de operação, deve-se escriturar tudo corretamente. Outra solução é fazer a distribuição de lucros corretamente da empresa para o sócio. Dessa forma, não há empréstimos a serem pagos.
Para que a saúde financeira da empresa seja mantida, é fundamental que seja investido em governança tributária e planejamento tributário. Quer saber mais sobre esses conceitos? Temos artigos que podem te interessar:
– Como a Governança Tributária pode garantir uma boa saúde financeira para as empresas?
– Por que trabalhar com governança tributária?
– Descubra como o planejamento tributário pode reduzir gastos de empresas